Kegiatan membuat perencanaan dan mengorganisir adalah skills yang sudah kita ketahui dan pelajari sedari masih duduk di bangku sekolah, dan saat memasuki dunia kerja skills ini semakin penting lho. Tanpa melakukannya, bisa membuat kinerja kerja sendiri maupun tim jadi berantakan dan tak terarah.
Berkaitan dengan tools organisir ini, sebelumnya di BCM sudah pernah dibahas mengenai editorial calendar yang berfungsi untuk membuat plan topik konten hingga kegiatan mempublish-nya. Nah, tapi selain itu, ada tool lain yang juga penting untuk mengorganisir berbagai project pekerjaanmu dan anggota tim. Tool itu bernama Trello.
Apa Itu Trello?
Dikutip langsung dari Trello, Trello merupakan alat kolaborasi yang membantu dalam mengorganisir project ke dalam boards atau kartu-kartu. Apa yang dikerjakan dari setiap anggota tim, bagian mana yang sudah selesai, akan muncul di board Trello. Trello bisa digunakan baik di Mac maupun Windows.
Semenjak tahun 2017, Trello diakuisisi oleh perusahaan Atlassian. Jadi jangan heran untuk kamu yang pernah menggunakan Trello, begitu sign-in lagi akun Trellomu secara otomatis menjadi akun Atlassian.
Seberapa penting tahu cara menggunakan Trello?
Bukan hanya karyawan full-time yang menggunakan tool ini, banyak juga perusahaan yang menggunakan Trello untuk berkolaborasi dengan freelancer. Jadi, tanpa perlu bertatap muka secara langsung, kita bisa mengetahui apa yang dikerjakan setiap anggota tim di dalam Trello.
Selain itu, Trello juga bisa digunakan untuk memanage project pribadi. Untuk kamu yang hobi blogging bisa menggunakan Trello ini agar projek-projekmu lebih terorganisir.
Trello pricing
Apakah Trello Free? Jika projek kamu yang kerjakan tidaklah banyak dan juga dalam tim yang kecil, kamu bisa menggunakannya secara free. Tapi, pastinya plan yang free memiliki fitur-fitur yang terbatas. Beberapa diantaranya unlimited cards, storages, workspaces. Jika timmu lebih besar lagi, tersedia beberepa opsi upgrade. Untuk detail pricing-nya bisa dicek di bawah ini:
Cara Menggunakan Trello
Jika kamu merupakan anggota di dalam board Trello, dan merupakan freelancer, biasanya akan ada atasan ditempatmu bekerja yang akan membuatkan card-nya. Tapi, jika lambat laun kamu diharuskan juga meng-update sendiri card Trello, sebaiknya cari tahu yuk cara menggunakan Trello.
Berikut langkah-langkah yang bisa kamu ikuti:
1. Membuat akun lebih dulu atau log in
Untuk bisa menggunakan Trello kita perlu memiliki akun, dan untuk bisa masuk ke dalam suatu board milik perusahaan, harus ada invitation lebih dahulu dari rekan yang ada di board Trello itu.
Inilah tampilan board ketika kamu berhasil log in. Bila sudah pernah diinvite di project berbeda, di bagian guest workspaces akan tercantum nama project-nya.
2. Membuat board baru
Bila kamu ingin membuat board baru, tinggal klik ‘Create new board‘ > Masukkan nama project-mu di bagian ‘Board title‘.
Jika sudah selesai click create.
3. Board baru secara otomatis akan terisi contoh template yang dibuat Trello
Jika project yang kamu jalankan mirip dengan template dari Trello, cukup ganti saja poin-poin yang ada di dalam list & card. Tapi jika berbeda, kamu bisa menghapusnya dan membuat list dan cards baru.
O iya, saat ada kegiatan di dalam board dari masing-masing anggota tim atau member, entah itu menambahkan komen, membuat card atau list baru, menambahkan attachment, semuanya akan tercantum di bagian activity yang terdapat di menu ya.
4. Buat list baru, tinggal click ‘Add another list‘
Disini contohnya adalah membuat list ideation.
4. Pilih add card
Begitu list ideation ditambahkan, kamu bisa menambahkan card di dalamnya.
Kemudian click add card.
5. Isi bagian deskripsi
Masukkan poin-poin yang ingin disampaikan kepada member, atau sebagai note pribadi. Misalnya di sini adalah dengan memasukkan keyword dan subheading sebagai panduan penulis.
6. Click add members
Masukkan nama anggota tim atau penulis yang bertugas untuk card ini.
Atur deadline-nya dengan mengklik ‘dates‘.
Beginilah tampilannya begitu date diupdate.
7. Tambahkan label
Jika kamu ingin menandakan card-mu itu dengan pengkategorian khusus, misalnya jenis content evergreen dan yang trending, kamu bisa membuat label dan menambahkannya dicard-mu itu.
Di sini sebagai contoh label yang digunakan adalah evergreen content.
Inilah tampilannya begitu ditambahkan.
8. Masukkan attachment jika diperlukan
9. Jika ingin memindahkan card ke list yang lain
Misalnya di sini adalah tahap ‘draft’, tinggal klik ‘move card‘ > ‘list’ > ‘draft’. Hal yang perlu diingat adalah bagian list baru ini harus dipastikan sudah ada atau dibuat lebih dulu.
10. Card pun berpindah ke list yang baru
Jika nantinya card ini akan dipindahkan lagi, misalnya ke list ‘publish‘, caranya sama seperti tahapan-tahapan sebelumnya.
Kesimpulan
Trello merupakan salah satu tool yang bisa diandalkan, terutama jika project yang kamu lakukan membutuhkan keikutsertaan banyak member dan juga proses yang cukup panjang. Bingung sewaktu pertama kali menggunakannya adalah hal yang wajar. Lambat laun kamu pun akan terbiasa dengan produk Atlassian ini, teman BCM 🙂
Artikel terkait lainnya:
